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Ir a conferencias es emocionante y es una buena experiencia de aprendizaje, sin embargo, viajar podría ser muy costoso. Algunas conferencias ofrecen becas de viaje o programas de ayuda financiera, pero si este proceso es algo nuevo para ti, puede que te resulte difícil. Aquí hay algunos consejos para planificar tu viaje y una explicación para ayudarte a solicitar becas de viaje. El primer paso para solicitar una beca de viaje o un programa de ayuda financiera es presupuestar tu viaje. Esto demuestra que te tomas en serio el viaje, que lo has planeado y que sabes que necesitarás fondos adicionales para viajar. Aquí hay algunos sitios web que utilicé para ayudarme con el presupuesto, sin embargo, puede usar sitios web o herramientas similares si te conviene.

Vuelos

Si vives en el Reino Unido como yo, la mayoría de las veces tendrás que volar a la conferencia. Uso Skyscanner para comparar vuelos y buscar rutas de conexión (si no hay vuelos directos disponibles). La mayoría de las veces, vuelo directamente al destino para evitar problemas que ocurren en las conexiones y transferencias. Además, asegúrate de a qué aeropuerto vuelas, ya que las ciudades tienen varios aeropuertos cerca de ellas y, para algunas ciudades más pequeñas, es posible que debas usar el aeropuerto en la ciudad grande más cercana y conectarlo a través de autobuses o trenes.

A veces puede ser más barato viajar un día antes o después, pero eso también influye en los costos de alojamiento. Normalmente trato de llegar un día antes de la conferencia y salir al final del último día. Pero, de nuevo, depende de la hora de los vuelos disponibles y del coste de las fechas de alojamiento extra. Ten cuidado de que algunos programas de becas no cubren las fechas adicionales de alojamiento, así que asegúrate de preguntar si está bien volar el día antes de la conferencia o irse el día después de que finalice la conferencia si planeas hacerlo.

Para mantener el presupuesto bajo, suelo viajar con aerolíneas económicas. Pero ten en cuenta que, por lo general, tienen una franquicia de equipaje de mano muy limitada y tienes que pagar más por más espacio para el equipaje. Después de años de viajar, ahora puedo viajar muy ligero, así que la mayoría de las veces no tengo ningún problema con eso. Sin embargo, entiendo que es una elección muy personal el cuánto llevar al viajar, así que si necesitas equipaje adicional, asegúrate de incluirlo también en el presupuesto.

Para los vuelos, el 99 % de reservar con anticipación será más barato, por lo que cuando presupuestes tu viaje, agrega un poco más (como un 10 %) en su cálculo, ya que cuando te dan las becas, comprar los boletos puede ser más caro que la opción más barata que estás viendo al presupuestar..

Trenes y autocares

Esto es complicado porque no conozco un sitio web que proporcione toda la información en todos los países. En Europa y el Reino Unido, uso Trainline para buscar autocares y trenes entre ciudades. Si eso no funciona, a veces una simple búsqueda en Google te dará consejos sobre cómo viajar de una ciudad a otra.

Por lo general, es más barato viajar en tren o autocar que volar (excepto Eurostar, que me encanta, pero puede ser mucho más costoso que volar con aerolíneas económicas). También hay menos restricciones en el equipaje. Si vives en la parte occidental de Europa continental, puedes ir a muchos lugares en tren.

Alojamiento

Para alojamiento utilizo Booking.com para buscar y comparar precios. Hoy en día han incluido muchos tipos diferentes de listados y no se limitan solo a hoteles. Algunas reservas tienen cancelación gratuita hasta una fecha determinada (generalmente una semana o 3 días antes de tu llegada), por lo que para esas, incluso puedes continuar y reservar antes de que se apruebe la beca.

La opción más económica es una cama en una hostal. Sin embargo, la calidad puede variar mucho según con quién compartas la habitación y también existen problemas de seguridad. Creo que es una elección personal si quieres o no quedarte en una cama en una hostal. Creo que el comité de becas entendería si tienes que buscar una habitación solo para ti. Si ese es el caso, es posible que los hostales no sean adecuados para ti.

Para los hoteles, hay muchas opciones. Por lo general, busco uno que esté cerca del lugar del evento con precios de rango medio. Si la conferencia se lleva a cabo dentro de un hotel, entonces el organizador de la conferencia puede tener un descuento del hotel, por lo general, se anunciará en el sitio web de la conferencia. Si no, puede valer la pena preguntar a los organizadores.

A veces hay listados en Booking.com que tienen apartamentos completos como Airbnb (también puedes buscarlos en Airbnb). Dependiendo de dónde vayas, esto puede ser más barato que reservar habitaciones de hotel. Ten cuidado con el horario de check-in de este tipo de alojamiento, ya que generalmente los administran anfitriones individuales, por lo que no hay recepción disponible las 24 horas. Si tienes vuelos tardíos, puede ser un problema si tu vuelo llega en medio de la noche. Hasta ahora no he encontrado un anfitrión que no sea agradable, pero he escuchado historias de personas que tienen problemas con este tipo de alojamiento, así que ten cuidado cuando los reserves. Intenta verificar si el host es confiable y las opiniones de las personas sobre esos listados.

Si deseas ahorrar dinero compartiendo una habitación de hotel o apartamento con un compañero de conferencia (o amistades) que conoces. Asegúrate de consultar las pautas del programa de becas para ver si se permite compartir alojamiento y, de ser así, qué documentos debe proporcionar. Por ejemplo, si tu amigo hace la reserva y la paga antes de que tu le devuelvas el dinero, es posible que desees que tu anfitrión incluya tu nombre en la reserva y el de tu amigo.

La última opción de alojamiento es pedirle a un amigo que te aloje. Tengo la suerte de que después de viajar a muchas conferencias he hecho buenos amigos y estoy seguro de que, si la situación lo permite, me recibirán felizmente cuando vaya a una conferencia en sus ciudades. Asegúrate de recibirlos también cuando visiten tu ciudad.

Transporte local

Moverse por una nueva ciudad puede ser emocionante. Por lo general, la ciudad que alberga la conferencia sería muy transitable para tener un buen transporte público. Investiga de antemano para ver cómo llegar del aeropuerto a la ciudad y cómo moverte por la ciudad. Obtén información sobre cómo usar el transporte público. Si tomas el transporte local, también puedes incluirlo en tu presupuesto para viajar.

Estoy muy preocupada por la seguridad de tomar taxis (especialmente desde el aeropuerto), así que investigaré un poco para verificar si hay una aplicación confiable que puedas usar para llamar a los taxis.

Comida y otras cosas

También puedes presupuestar algo de dinero para las comidas. Normalmente, la conferencia proporcionará el almuerzo (también puede haber quienes no lo hagan, así que asegúrate de verificar), y también habrá pausas para el café con refrigerios, por lo que el desayuno, para mí, es opcional. Se espera que la gente vaya a tomar algo y cenar juntos después de la conferencia y es una muy buena oportunidad social. Puedes investigar un poco para ver cuánto cuesta salir a comer en la ciudad a la que vas. En algunas conferencias, habrá patrocinadores que son muy amables en organizar after-parties donde puedes socializar y comer y beber allí sin costo alguno. Sin embargo, no siempre es así.

Para la conexión a Internet, la mayoría de los alojamientos y lugares de conferencias proporcionarán wifi, por lo que depende de ti ver si deseas tener un plan de datos local o un servicio de roaming de tu proveedor. Sin embargo, la mayoría de las becas de viaje no cubren esto.

Por lo general, el programa de ayuda financiera proporcionará el boleto de la conferencia además de tu beca para que no tengas que incluirlo en tu presupuesto, pero siempre es bueno verificar dos veces.

Por último, pero no menos importante, verifique si necesita una visa para ir al lugar al que se dirige y el tiempo de solicitud. La mayoría de los programas de becas también cubrirán los costos de la visa. Pero si necesitas tiempo para solicitar una visa, asegúrate de comunicarlo y decirle al comité organizador que lo necesita para que puedan ayudarte.

Entonces, después de todo el presupuesto, ahora tienes una buena idea de cuánto necesita viajar para la conferencia. Asegúrate de incluir el desglose (por ejemplo, cuánto por el vuelo, cuánto por el alojamiento, cuánto por las comidas y el transporte loco, etc.) cuando solicites la beca. Si puedes pagar parte del presupuesto, también asegúrate de haberlo indicado. Por ejemplo, después de todos los cálculos, necesita $ 1000 para todo el viaje y puedes pagar $ 400 para mantenerte, por lo que necesitarás $ 600. Entonces puedes solicitar una beca de viaje de $600.

Preséntate y explica por qué necesitas la beca

Ok, has pedido el dinero que necesitas. Ahora tiene que decirle al comité por qué lo necesita. Lo sé, puede parecer que tienes que presumir o rogar, pero no lo es. Como el comité no te conoce, considéralo como presentarte ante ellos.

Primero, puedes explicar que tienes entusiasmo con la comunidad. Si te has ofrecido en el voluntariado u organizado eventos localmente para la comunidad antes, asegúrate de comunicarlo. Puedes incluir algunos enlaces sobre el trabajo que has realizado para la comunidad en el pasado. Ser activo en la comunidad ayuda en tu solicitud ya que al asistir a la conferencia le está agregando valor. Si está hablando en la conferencia, es aún mejor. Asegúrate de decir que vas a hablar en la conferencia, ya que necesitan que su orador esté allí y, por lo tanto, los oradores tendrán prioridad en la solicitud.

En segundo lugar, si se encuentra en un grupo subrepresentado en la comunidad, asegúrate de informar al comité en tu solicitud. Para una comunidad saludable, necesitamos diversidad, por lo que el comité también lo considerará.

En tercer lugar, si tu situación justifica que necesite asistencia financiera, por ejemplo, es estudiante, está cambiando de carrera o está tratando de volver a trabajar después de un largo descanso, etc. No tengas miedo de decirlo. Tu información se mantendrá privada dentro del comité y ellos respetan la privacidad de las personas. Estoy segura de que quieren hacer el mejor uso de la beca y dársela a las personas que más la necesitan.

Y por último, si sientes que no tienes nada de los 3 puntos anteriores para hablar, ¡comienza hoy! Siempre puedes ayudar y ser voluntario en tu comunidad local y comenzar desde allí. ¡Incluso puedes iniciar un podcast, un boletín informativo o hacer videos educativos o publicaciones de blog en casa! Siempre hay algo que puedes hacer por la comunidad y eso cuenta.

La comunicación es importante

Una última cosa que me gustaría que todos ustedes supieran es que no tengan miedo de comunicarse y hacer preguntas. Los organizadores y los miembros del comité siempre están dispuestos a ayudar y la comunicación es importante. Entonces, si tienes alguna pregunta que no esté cubierta en el sitio web o en la sesión de Preguntas Frequentes, envía un correo electrónico al comité para preguntar. Si necesitas ayuda especial (por ejemplo, solicitar una visa), dile al comité y ellos verán qué pueden hacer. Si recibes una beca pero tu situación cambia y necesitas más o ya no la necesitas, infórmale al comité para que puedan reasignar las becas.

¡Te deseo suerte en tu próxima postulación y diviértete en tu próxima conferencia!

Special thanks to Cristián Maureira-Fredes for help with translation

Cover photo by Erik Odiin on Unsplash